Wartezeiten vorhersagen und ihre Ursachen sichtbar machen

Auch bei vollständig terminierten Untersuchungen entstehen Wartezeiten: Eine Untersuchung dauert länger als geplant, ein Patient kommt verspätet, ein Notfall wird eingeschoben. Solche Verzögerungen setzen sich über den Tag fort. Wir machen sichtbar, wo sie entstehen, sagen voraus, wann und an welchem Gerät sie zu erwarten sind, und zeigen Ansatzpunkte zur Reduktion auf.

Wartezeit ist dabei nicht das Hauptziel der Planung, sondern eine Grenze für sie: Sie wird mitgeführt, damit eine Ausrichtung des Terminbuchs an der Wirtschaftlichkeit die Versorgung nicht verschlechtert.

Was wir analysieren

• Wartezeit am Untersuchungstag: Abstand zwischen Termin, Ankunft und tatsächlichem Untersuchungsbeginn.
• Verzögerungsketten: wie sich Abweichungen einzelner Untersuchungen auf nachfolgende Termine auswirken.
• Muster: Unterschiede nach Gerät, Wochentag, Tageszeit, Untersuchungsart, Kontrastmittelgabe und Terminart.
• Terminvorlauf: wie lange Patientinnen und Patienten je nach Untersuchung auf einen Termin warten – als Ergänzung, wenn die Daten es erlauben.

Welche Daten wir typischerweise nutzen

• Exporte aus Terminplanung und RIS (Terminzeit, Untersuchungsart, Gerät, Statuszeitpunkte wie Anmeldung oder Untersuchungsbeginn)
• Zeitstempel aus den DICOM-Headern der Modalitäten (z. B. Beginn und Ende der Bildakquisition)
• Stammdaten zu Geräten, Räumen und Öffnungszeiten

Alle Daten werden pseudonymisiert übergeben. Namen, Geburtsdaten oder Befunde benötigen wir nicht. Mehr dazu unter Datenschutz.

Ergebnis

• Dashboard mit Wartezeiten und Verzögerungen je Gerät, Tag und Untersuchungsart
• Vorhersage der erwarteten Verzögerung für kommende Tage auf Basis historischer Muster
• Priorisierte Ansatzpunkte, etwa zur Lage von Pufferzeiten oder zur Reihenfolge von Untersuchungsarten im Tagesverlauf
• auf Wunsch ein Planungswerkzeug, das in Ihren Alltag eingebunden wird

Ablauf

1. Analyse: Datenexport, Bereinigung und eine erste Auswertung der Wartezeitmuster.
2. Bericht und Workshop: Ursachen der Verzögerungen und Ansatzpunkte, an echten Tagesplänen mit Ihrem Team geprüft.
3. Umsetzung (optional): Vorhersagemodell und Dashboard im laufenden Betrieb, mit Überwachung der Vorhersagegüte.

Wie die Phasen im Einzelnen aussehen, beschreibt das Vorgehensmodell. Eng verwandt ist die Messung der Untersuchungsdauern, die meist die wichtigste Grundlage für eine belastbare Wartezeitprognose ist.